دليلك من أجل إنتاجية أفضل

دليل إنتربرايز إلى الإنتاجية: في عصر فوضى المعلومات التي تلاحقنا عبر كل الشاشات، أصبح الاهتمام بالإنتاجية وحمايتها أهم من أي وقت مضى. ومن حسن الحظ أن ثمة بعض الأدوات والنصائح التي قد تساعد على التركيز والمثابرة ومواصلة العمل بحماس. نعرض في ما يلي بعضا من أدوات تلك الترسانة التي يجب أن يتسلح بها كل مجتهد.

1#-حافظ على النظام: يعد وضع قائمة بالأشياء التي تود إنجازها على المدى القصير والبعيد عاملا رئيسيا في تحقيق الأهداف التي تسعى إليها.

ابدأ بكتابة المهام التي تنوي التركيز عليها خلال يومك، لتكون مرجعا يساعدك في الاستمرار على المسار الصحيح. يعتقد بعض الخبراء أنتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر وأسهل في الإدارة يعزز من فعالية الإنسان وقدرته على إتمامها. كما أن التحديد الواضح والمحكم للمهام التي تود إنجازها يساعد في تقييم مدى واقعية الأهداف والوقت اللازم لإتمامها.

2#-اشرع في أداء أهم أولوياتك حين تكون في قمة النشاط: لا بد من وضع تقلبات مستوى النشاط والحماس على مدار اليوم في الاعتبار عند إعداد قائمة المهام. صحيح أن هذا يتغير من شخص لآخر، لكن عادة ما يكون الإنسان في حالة نشاط ويقظة في الصباح الباكر. إن كان هذا ينطبق عليك، فابدأ اليوم ببعض الأعمال ذات الأولوية، وهي التي تتطلب التركيز وصفاء الذهن، واترك الأعمال الأقل أهمية لوقت لاحق أو حين تشعر بانخفاض مستويات الطاقة.

3#- لا تبالغ في تقدير قدراتك على الانغماس في عدة مهام: القول أسهل من الفعل، والتركيز على مهمة واحدة أو مشروع واحد دون سواه حتى إنجازه هو أفضل طريقة واقعية لإتمام العمل. حين يركز الإنسان على مهمة واحدة، يعمل كلا جانبي قشرة الفص الجبهي في تناغم وانسجام، بينما تنقسم الطاقة حين يحاول التركيز على أكثر من مهمة معقدة في نفس الوقت. كما أن التركيز على مهمة واحدة يقلل الطاقة المبذولة للانتقال بين المهام المختلفة ويحسن من جودة الإنتاج.

4#- فترات الراحة مهمة: إن كنت تريد الحفاظ على الإنتاجية لوقت طويل نسبيا، سيكون عليك الحصول على فترات راحة أكثر. ويعتقدالخبراء أن تنظيم فترات الراحة ضمن جدول اليوم يساعد في الحفاظ على الدافعية والحماس للعمل، ويسهم في تحسين التركيز أيضا. إذا كنت تظن أن بإمكانك مواصلة العمل دون راحة، فإنك هكذا تعرض نفسك لخطر الإرهاق، وهو ما يشكل خطرا كبيرا على الإنتاجية على المدى الطويل ولا يسهل التعافي من آثاره الضارة.

أسلوب بومودورو: إحدى أشهر الطرق المستخدمة في تنظيم الوقت هو أسلوب بومودورو، الذي يقوم باختصار على الانغماس في العمل لمدة 25 دقيقة ثم الحصول على راحة مدتها 5 دقائق. جرب هذا الأسلوب وربما تكتشف طريقة سحرية للحفاظ على حماسك.

5#- المهام غير المكتملة: يبدو ذلك غريبا، ولكن الخبراء يعتقدون أن ترك المهام من دون إنجازها قصدا أفضل من الانتهاء منها. إذا افترضنا أنه لديك متسع من الوقت، فإن ترك المهام دون إنجازها حتى تعود إليها مرة أخرى يمكن أن يحسن جودة عملك ويزيد من فرص اكتشاف الأخطاء. والفكرة التي تقف وراء ذلك ببساطة هي أن العمل الذي لا تنجزه بالكامل يبقى داخل عقلك لفترة أطول من المهام التي يمكن إنجازها في جلسة عمل واحدة. وكلما قضيت وقتا أكثر في التفكير، تمكنت من تحسين عملك او إيجاد حل أو فكرة.

6#- قائمة تكنولوجية في خدمتك: يتوفر حاليا كثير من التطبيقات التي يمكنك الاعتماد عليها لتنظيم وقتك وإتمام المهام المختلفة:

• Todoist: هو ببساطة تطبيق لإعداد قوائم المهام وتنظيمها ومتابعة سير عملك ويتميز بواجهة مستخدم سهلة وبسيطة يمكن لأي شخص التعامل معها.
• Focus To-Do: يجمع هذا التطبيق بين تطبيق قائمة المهام الأساسية ومؤقت مدمج بنظام بومودورو. ويمكن من خلال التطبيق الاستماع إلى الضوضاء البيضاء التي قد تساعدك على التركيز لإتمام قائمة المهام المخيفة.
• Trello: يفيد ذلك التطبيق على نحو مذهل في تنظيم سير العمل، إذ يمكنك إنشاء بطاقات تتضمن المهام الكبيرة التي تود إنجازها، ويمكن كذلك أن تدون على كل بطاقة حجم العمل المنجز حتى تنتهي تماما.
• Notion: سترون أشخاصا من شتى الفئات يذوبون في غرام هذا التطبيق الذي يعد مناسبا لتخزين وتنظيم المعلومات والملاحظات، كما يصلح أيضا لإدارة المشروعات الكبيرة.

7#- الصحة أساس الإنتاجية: لن يتحسن عملك ولن تصل إلى الإنتاجية التي ترنو إليها على المدى البعيد ولوقت طويل إلا إذا كانت صحتك جيدة، فعليك أن تنل قسطا كافيا من النوم وأن تهتم بالتغذية فضلا عن ممارسة التمارين. يحتاج جسم الإنسان عادة إلى سبع ساعات من النوم كل ليلة من أجل أداء صحي جيد، في حين يؤدي غياب النوم الكافي إلى خفض قدرة جسدك على تنظيم التوتر والاحتفاظ بالمعلومات والتركيز لفترات طويلة. ويعد انخفاض نسبة السكر في الدم أو الجوع من المؤشرات الرئيسية على ضعف الأداء الوظيفي، ولكن يمكن حل تلك المشكلة بسهولة عن طريق تناول الفواكه والخضراوات بانتظام طوال اليوم.